När värdskapet sätter tonen för mötet

På Såstaholm Hotell & Konferens är trygghet och personligt bemötande en självklar del av mötesupplevelsen. För Helena Wirhester handlar det om att gästen ska känna sig välkommen redan vid ankomst – och trygg genom hela vistelsen.

Hon menar att det är i mötet med varje enskild grupp som värdskapet verkligen sätts på prov. Bemötandet måste vara personligt, samtidigt som det praktiska fungerar sömlöst. Här finns en tydlig förståelse för att service inte bara handlar om det som syns, utan om helheten och om förmågan att snabbt ställa om när förutsättningarna förändras.

”Det viktigaste för oss är att vara lyhörda i stunden. När vi kan ställa om snabbt och lösa det som uppstår, märker man direkt att kunden blir trygg.”

‍
Helena Wirhester, Service Crew Guest Service, Såstaholm Hotell & Konferens

Ett vanligt exempel är när en föreläsare anländer och upplever att möbleringen inte riktigt stödjer upplägget, trots att den följer bokningen. Då handlar det om att vara lyhörd i stunden. Teamet ser till att möblera om så att rummet fungerar för syftet, även om det sker med kort varsel. För Helena är det självklart – det viktiga är att kunden känner sig nöjd och att mötet får rätt förutsättningar.

Den långa erfarenheten av att ta emot möten och konferenser märks tydligt i vardagen. Alla avdelningar vet vad som behöver göras och är beredda att rycka in om något oväntat inträffar. Det finns en gemensam trygghet i teamet och en vana att hitta lösningar som gör att mötesdagarna flyter på, även när planerna justeras längs vägen.

Ett tillfälle då Helena särskilt märker att spänningen släpper för kursledaren är när tekniken är på plats och allt är uppkopplat och igång. Att dessutom alltid lämna ett telefonnummer, så att kunden vet att hjälp finns nära till hands, brukar vara uppskattat.

Mycket av det som gör helheten lyckad sker bakom kulisserna. Det handlar om tydlig skyltning, genomgångar med kursledare och noggrant planerade tidscheman så att grupper inte krockar vid luncher och fikapauser. Men också om allt praktiskt arbete runt herrgården, som skottning och förberedelser, sådant som gästen sällan tänker på, men som skapar lugn och flyt i upplevelsen.

Miljön spelar också en viktig roll. På baksidan breder Vallentunasjön ut sig och bidrar med ett naturligt lugn, medan framsidan erbjuder stora grönområden för aktiviteter. De stora lindarna blir naturliga samlingsplatser för samtal och fika, och det uppskattade “backstage”-rummet med maskerad- och teaterkläder ger möjlighet till karaoke och ett lekfullt avslut på dagen. Husets historia är ständigt närvarande och väcker ofta nyfikenhet hos gästerna.

Efter sitt besök upplever Helena att många konferensgäster lyfter just det personliga – känslan av att ingenting är omöjligt och att teamet är lösningsorienterat. Vid en visning för en mötesbokare är det därför ofta miljöerna hon helst vill visa, eftersom de i sig bidrar till den speciella känsla som mötesgästerna tar med sig hem.

Att vara en del av Winn Hotel Group innebär dessutom tillgång till en gemensam bokningsavdelning där varje affär skräddarsys efter behov. Det ger goda förutsättningar redan från start för de grupper som kommer till Såstaholm – och för möten som blir både givande och väl genomförda.

Välkommen att boka en visning hos oss och uppleva Såstaholm Hotell & Konferens på plats!

Helenas råd för ett lyckat möte:

• Säkerställ tydlig kommunikation mellan bokare och föreläsare, särskilt kring möblering och tidsplan.
• Fråga oss hellre en gång för mycket än en gång för lite.
• Var noga med att lyfta fram speciella önskemål i god tid, det underlättar planeringen och helhetsupplevelsen.

‍