Så skapar Mia trygghet i varje konferens

På Såstaholm Hotell & Konferens är ambitionen tydlig redan från första stund. För Mia Westlin handlar mötet med gästen om närvaro och uppmärksamhet, att varje gäst ska känna sig sedd och hörd, som att det är just de som har huvudrollen. Det personliga bemötandet sätter tonen för hela konferensupplevelsen.

Det som gör störst skillnad är tillgängligheten och viljan att göra det lilla extra. Att möta gästernas önskemål, och gärna överträffa deras förväntningar, är en självklar del av arbetet. Servicen ska märkas – utan att ta plats. Samtidigt finns en tydlig beredskap att snabbt ställa om ifall något inte fungerar som tänkt.

“För oss handlar ett lyckat möte om att gästen ska känna sig sedd och hörd – att finnas tillgängliga, göra det lilla extra och gärna överträffa förväntningarna.”
Mia Westlin, Teamleader Reception, Såstaholm Hotell & Konferens

Mia minns särskilt ett tillfälle där en konferensgrupp kände att den möblering de valt inte fungerade. Det fanns en tydlig stress och osäkerhet i rummet. Med kort varsel ställdes lokalen om, möbler flyttades och rummet anpassades efter gruppens behov. Flera i personalen hjälptes åt, även medarbetare som inte normalt arbetar i konferensen. När deltagarna kom tillbaka märktes det direkt att förändringen landade rätt. Stämningen blev lugnare och kursledaren slappnade av. För Mia blev det ett tydligt exempel på hur en relativt enkel justering kan göra stor skillnad för tryggheten och helhetsupplevelsen.

Den långa erfarenheten av att ta emot möten och konferenser märks tydligt i vardagen. Under konferenserna finns konferensvärdinnan tillgänglig vid alla fikapauser för att fånga upp både kursledare och deltagare, stämma av hur allt fungerar och se om något behöver justeras längs vägen.

När deltagarna hunnit landa, förstå dagens upplägg och vet var de ska vara, när nästa paus är och vem de kan vända sig till, brukar alla vara nöjda. Även genomgången av teknik och säkerhet för kursledaren spelar stor roll. Det är viktigt med tydlighet och närvaro – att personalen är synlig, hälsar, småpratar och visar att de har full koll.

Mycket av det som skapar en smidig och professionell helhetsupplevelse sker bakom kulisserna. Förberedelserna börjar ofta flera veckor innan konferensen för att skapa bästa möjliga förutsättningar, både för personalen och för gästerna när de väl är på plats.

Såstaholms miljö bidrar ytterligare till mötesupplevelsen. Stora lokaler, bra teknik och kunnig personal ger en stabil grund, samtidigt som detaljer som kostymförråd och karaoke tillför något oväntat och stärker känslan av gemenskap.

Efter ett besök är det ofta servicen, personalen och maten som konferensgästerna lyfter fram. Att vara en del av Winn Hotel Group innebär ett tydligt fokus i värdskapet – att leverera utmärkt service, varje dag, till varje gäst.

Välkommen att boka en visning hos oss och uppleva Såstaholm Hotell & Konferens på plats!

Mias råd för ett lyckat möte:

• Ha ett tydligt upplägg för dagen. Klara tider, pauser och ansvar skapar lugn för både deltagare och arrangör.
• Kommunicera förväntningar i förväg, till exempel syfte med mötet eller eventuella teman, så att rätt förberedelser kan göras.
• Lämna utrymme för pauser och flexibilitet. För tajta scheman skapar stress – luft i programmet ger bättre flöde och känsla.